En sous-traitant certaines tâches, vous pouvez vous recentrer sur votre cœur de métier, d’autant plus que vous êtes davantage sollicités depuis la crise du Covid 19. L’externalisation est un choix très personnel qui doit prendre en compte l’organisation en interne, les compétences des équipes, la rentabilité de l’officine, les conseils au comptoir… Cela peut être un gain de temps, d’énergie et moins de stress.
Pour gérer au mieux le tiers payant
Sa gestion est chronophage, alors avoir recours à un prestataire peut s’avérer judicieux si vous n’avez pas le temps ou les ressources nécessaires. « Quand vous immobilisez du personnel pendant 4 heures pour faire la même tâche, mieux vaut l’externaliser que de la faire en interne », explique Matthieu S, titulaire d’une officine à Nanterre, en banlieue parisienne, qui compte 3 salariés. Vous pouvez opter pour une gestion totale ou partielle du tiers payant. Matthieu S. a choisi de sous-traiter la gestion des rejets de la Sécurité sociale et des mutuelles : « Je fais appel à France Tiers Payant (Litipharma), j’en suis relativement content. C’est un prestataire historique. Il me convient. Je trouve que c’est un peu cher mais cela répond à la demande. » Une solution pour gagner du temps car « avec des dossiers un peu complexes, lorsque les caisses de Sécurité sociale ou de mutuelles ne sont pas joignables, c’est plus long et pas forcément bien traité en interne ». Par ailleurs, la sous-traitance peut permettre une baisse des impayés avec un taux moyen de 1 à 3 % selon les prestataires.
Pour une gestion optimale des stocks
L’inventaire que vous êtes tenu de réaliser au moins une fois par an est un exercice fastidieux et lui aussi chronophage. Il est néanmoins majeur, notamment pour votre bilan comptable. Dans un contexte où le marché officinal est tendu, mettre en place une organisation de gestion de stocks est indispensable : « Je fais appel à un inventoriste au moins une fois par an. Le reste du temps, nous réalisons régulièrement des inventaires tournants, partiels, afin de nous assurer que les produits sont bien en stock », explique Matthieu S.
L’expertise comptable et juridique
Le cabinet comptable est le garant des risques liés à une éventuelle mauvaise organisation de l’administratif. Il a un rôle clé qui doit vous proposer des solutions adaptées à vos besoins, ce que confirme Matthieu S. qui a choisi d’externaliser sa comptabilité : « Il faut savoir si l’on s’entend bien avec le comptable et son équipe, si cela correspond à nos besoins. »
Ces dernières années, le numérique a quelque peu modifié la manière de travailler. Les nouvelles technologies ont beaucoup évolué, rapidement, et la crise sanitaire a accéléré les choses. La dématérialisation facilite les relations entre le pharmacien et le cabinet comptable, ce que confirme Philippe Becker, directeur du département Pharmacie chez Fiducial. « Ce qui était encore vrai il y a 3 ou 4 ans ne l’est plus aujourd’hui. L’émergence d’un partage de collaboration avec les pharmaciens est nouvelle à travers la gestion électronique des données. » Les factures, les bulletins de salaires et autres documents sont stockés dans un E-coffre électronique. Les pharmaciens y ont accès à travers un portail auquel ils se connectent avec un login et un mot de passe. Un dispositif que Matthieu S. utilise. « J’ai un espace client sur un site Internet et je mets tout en ligne. » Même si ce dispositif n’est pas répandu à 100 %, il tend à se développer, d’autant plus que les documents sont consultables jour et nuit.
Quant au juridique, faites appel à un avocat spécialisé dans les problématiques de l’officine qui saura vous accompagner en cas de contentieux fiscal, de litiges et dans la rédaction de vos contrats professionnels.