Il existe deux types d’actes de vente en officine. D’abord celui des médicaments sous ordonnance. Un cas où les aspects financiers seront directement gérés par les organismes de remboursement. Dans ce schéma, il n’existe pas, ou peu, de flux financiers directs entre le patient et le pharmacien. Le second concerne les produits non remboursés, et se rapproche davantage de l’acte commercial traditionnel. L’encaissement sera bien plus rapide et ne nécessitera pas la consultation d’informations de santé particulières. Et à chacun de ces actes de vente correspondent des systèmes de paiement et d’encaissement.
LGO, la première des solutions d’encaissement
Sans grande surprise, l’éternel numéro un de ces logiciels est celui de gestion d’officine (LGO). « Ce sont des systèmes beaucoup plus riches qu’une solution d’encaissement classique », rappelle Franck Dartois, directeur des systèmes d'information et de l'organisation chez Giphar, id. (Anciennement LGPI), Winpharma, SmartRx (Cegedim), Pharmony… Ce sont eux qui vont permettre la délivrance d’un médicament sous ordonnance dans de bonnes conditions, via la lecture de la carte Vitale et de la carte de mutuelle.
Dans ce cas précis, les LGO communiquent directement avec les caisses d’assurance maladie, les mutuelles et tout l’écosystème de l’officine. « C’est lui qui envoie les factures de la journée à des tiers, qui se chargeront du recouvrement ». D’autant que ces LGO présentent l’avantage d’actualiser quasi en temps réel les stocks des pharmacies, et donc d’avoir une vision d’ensemble de leur disponibilité.
Fin des années 2000, de nouvelles solutions de paiement arrivent sur le marché français. Les monnayeurs. Plutôt utilisés pour acheter une baguette de pain qu’une crème hydratante, ces produits tendent peu à peu à s’inviter en pharmacie. Franck Dartois explique : « Nous constatons l’arrivée des process de self-scanning et d’encaissement que l’on trouve déjà dans la grande distribution. C’est encore rare et cela concerne essentiellement les officines importantes, proposant de gros volumes en parapharmacie et dont le chiffre d’affaires annuel dépasse les 3 ou 4 millions d’euros par an. »
Sécuriser les transactions…
Les solutions de cash management, ou monnayeurs, s’adaptent aux besoins des commerces en traitement et en gestion des flux d’espèces, officines comprises. Cashmag développe, par exemple, des solutions de monnayeurs équipées d’une interface universelle, Cashmag Connect, qui permet de connecter le logiciel d’encaissement du titulaire avec les monnayeurs du fabricant sans modifier son système informatique. Idem pour le groupement Winpharma, dont le LGO est directement connecté aux automates d’encaissement Glory. Leader du marché, Glory développe une gamme de produits adaptés à la taille du commerce et à ses besoins en gestion de flux d’espèces. Le monnayeur peut prendre en charge jusqu’à 250 transactions en espèces par jour. Au-delà, il faudra plutôt miser sur un second appareil, le CI10, d’une plus grande capacité.
D’autres produits spécifiquement développés par des acteurs de la pharmacie, comme la borne d’encaissement automatique Officash de Pharmagest, autorisent la gestion des espèces en étant directement connectés à id., le LGO maison du groupement. Les rentrées et sorties d’argent sont tracées dans le LGPI, ce qui réduit ainsi les écarts de caisse inexpliqués et donc, les pertes d’argent.
Médicaments sous prescription
« À l’heure actuelle, ces solutions servent essentiellement à la parapharmacie. Concernant les médicaments sous ordonnance, les officines disposent de leurs propres solutions logicielles », indique Olivier Gianotti, responsable marketing chez CashMag. Franck Dartois rappelle toutefois que « les LGO sont tout à fait en mesure de générer des tickets hybrides et de gérer deux commandes de nature différente. » L’un correspondant à la délivrance d’un médicament sous ordonnance, et l’autre à un achat de produits de parapharmacie et/ou de médicament sans ordonnance.
Mais alors, quel intérêt d’installer un monnayeur pour un titulaire ? « Les officines sont confrontées quotidiennement à des problématiques de démarque inconnue », explique Nicolas Huvenoit, directeur général de Glory France. La démarque inconnue correspond à la différence entre le chiffre d'affaires théorique et le chiffre d'affaires réel d'une entreprise. Les risques d’erreurs sont générés par le comptage et le rendu manuel des espèces ou la préparation du fond de caisse (somme présente dans la caisse pour rendre la monnaie). « Les pharmaciens sont en veille permanente pour des solutions leur permettant de sécuriser les transactions. » Car, en principe, l’automate ne fera pas d’erreur, au moment de rendre la monnaie et rejettera les billets douteux.
Gestion des flux financiers et humains
L’argument gain de temps est aussi souvent avancé par les fabricants. « Le monnayeur permet de se rembourser seul en quelques secondes et réduit le temps de traitement d’un comptage en caisse et donc les files d’attente », décrit Olivier Gianotti. Ce qui, en théorie, confère plus de temps aux équipes officinales pour se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée, comme le conseil et l’accompagnement des clients.
De son côté, Franck Dartois nuance. Selon lui, ces systèmes sont indiqués pour les grandes officines avec beaucoup de volumes et confrontées à des problématiques de files d’attente. Mais installer ce type de systèmes dans une pharmacie de taille moyenne « n’a pas de sens… Bien sûr que nous sommes confrontés à des problématiques de files d’attente, mais de quoi parle-t-on ? » Chez Giphar, un groupement de 1 200 officines, les actes de vente hors Sécurité sociale et mutuelle correspondent à moins de 20 % des transactions et « payer en liquide est encore plus marginal », rappelle-t-il.
…sécuriser les équipes officinales et la clientèle
Au-delà de la gestion des espèces et des flux de personnes, « c’est aussi la sécurisation des clients et du personnel au point de vente dont il est question », assure Nicolas Huvenoit. Car le fabricant rappelle qu’avec ces appareils, plus aucune espèce ne circule au niveau des caisses. Et donc ? « Si demain, il y a un braquage, le personnel n’a de toute façon pas accès à l’argent. » Comprendre : le braqueur ira plutôt rendre visite au commerçant qui n’est pas équipé de ce type de système.
Les transactions étant automatisées grâce aux monnayeurs, l’officine ne risque plus d’erreur de caisse ou de malveillance interne. Compte tenu de l’amplitude horaire de certaines officines (dans le cas d’une ouverture le dimanche ou tard le soir), le titulaire n’est pas astreint à une gestion quotidienne des caisses.
« Le pharmacien doit pouvoir compter sur une solution de paiement connectée à son LGO, flexible et qui sécurise les transactions de manière fiable », souligne Nicolas Huvenoit.
Solutions tactiles de paiement
Autre argument de taille selon Vincent Nakache, président EMEA Glory, les gestes barrières., les gestes barrières. « Les lignes de caisses se sont adaptées à de nouvelles règles depuis 2020 et la crise du Covid-19. Les solutions automatisées répondent à un besoin de sécurité sanitaire et de distanciation sociale en proposant un paiement en espèces sans contact. » À nuancer toutefois, pour les monnayeurs du moins, dans la mesure où l’équipe officinale doit tout de même manipuler le produit. Cela dit, d’autres systèmes, comme les bornes tactiles, automatisent l’ensemble de l’acte d’achat. À l’image de ce que propose Arcelec, fabricant des célèbres bornes Mac Donald.
Et pour les officines, les linéaires digitaux rendent déjà ce type de service. Dans un souci d’optimisation des flux et de satisfaction clients, certains de ces automates embarquent des solutions, si ce n’est de paiement, du moins de commande. Généralement par le biais d’un logiciel dédié, le pharmacien va également pouvoir modifier les prix, intégrer des promotions, des communications, et mettre à jour ses stocks. Dans un précédent numéro du « Quotidien du pharmacien », Adnane Sahlaoui, CEO et fondateur de Dynamize Pharma, nous expliquait à propos des linéaires digitaux qu’ils pouvaient « réunir de nombreuses références (produits NDLR) sur un seul écran. Ce qui engendre un gain de place, mais aussi de rentabilité, puisque l’équipe officinale devra moins souvent remplir les rayons et pourra les réagencer plus rapidement. » Une dématérialisation du produit qui limite leur présence en rayon… et donc les vols.
Près de 40 % du chiffre d’affaires
Médicaments chers : poids lourds de l’activité officinale
Les concentrations continuent
Hygie 31, Giropharm : grandes manœuvres au sein des groupements
Valorisation et transactions en 2023
La pharmacie, le commerce le plus dynamique de France
Gestion de l’officine
Télédéclarez votre chiffre d’affaires avant le 30 juin