La numérisation des ordonnances

1. MATÉRIEL

Pour scanner et archiver les ordonnances, il est nécessaire de s’équiper d’un scanner et d’un logiciel adéquat. Le prix moyen pour un petit scanner, pouvant équiper un poste de travail, est d’environ 400 euros. Cependant, un scanner double, utilisable par deux postes, a un coût plus élevé. Il faut aussi être attentif à la capacité de stockage de son ordinateur. Les images issues de la numérisation peuvent avoir un poids conséquent et il faut pouvoir les archiver sans problème. Chaque installation requiert une étude au cas par cas, en fonction des capacités de l’informatique de l’officine et des besoins en scanner.

2. NUMÉRISATION

Le pharmacien qui reçoit la prescription du patient délivre les médicaments comme il le fait habituellement et s’occupe de la facturation avec la carte Vitale et le régime complémentaire. Au moment de finaliser l’opération, il passe l’ordonnance dans le scanner. Il est préférable de numériser l’original, afin de bénéficier d’une meilleure qualité d’image. La numérisation s’effectue en quelques secondes. Elle permet de gagner du temps en évitant le tri et l’envoi par courrier des pièces justificatives à l’assurance-maladie. Le logiciel se charge de classer automatiquement la prescription et la facturation dans un même fichier patient. Le pharmacien doit toujours valider l’ordonnance et y porter la facturation, afin d’éviter qu’un patient ne puisse se faire délivrer plusieurs fois les médicaments dans des officines différentes. Il faut également penser à effectuer la numérisation en cas de renouvellement d’ordonnance.

3. ENVOI DES DONNÉES

Au moment de fournir les habituelles pièces justificatives, il suffit de graver l’ensemble des données sur un CD-ROM et de l’expédier à la caisse primaire d’assurance-maladie (CPAM) dont on dépend, au lieu de lui envoyer les mêmes documents en version papier. Le pharmacien doit conserver un double du CD-ROM pour lui. Dans un second temps, lorsque le dispositif est validé par la caisse, il est possible d’envoyer les documents directement par télétransmission. Attention, dans ce cas la taille de chaque fichier, contenant la feuille de soins et la facturation, ne doit pas dépasser 250 Ko.

4. EN L’ABSENCE DE CARTE VITALE

« En cas d’impossibilité de produire des feuilles des soins électroniques (FSE) du fait de l’absence, de la non-présentation ou de la défectuosité de la carte d’assurance-maladie, le pharmacien réalise une feuille de soins SESAM "dégradé ", explique l’avenant sur la numérisation. En cas de transmission de feuilles de soins SESAM "dégradé" y compris hors département, le pharmacien réalise, outre la copie numérique de l’ordonnance originale, une copie numérique de la feuille de soins papier. » Il est alors dispensé d’adresser à l’organisme de prise en charge la feuille de soins papier. Il ne faut pas oublier de faire signer au patient le document avant de le scanner.

5. MISE EN PLACE DU DISPOSITIF

Lorsqu’un pharmacien souhaite s’investir dans la numérisation des ordonnances, il doit contacter sa caisse, qui convient avec lui d’une date de démarrage du dispositif. Ensuite, pendant trois mois, il doit conserver sous forme papier tous les documents, afin que la caisse puisse procéder à des vérifications. Elle s’assure notamment que la numérisation est effectuée correctement et que les pièces envoyées sont exploitables. Si tout se passe bien, le pharmacien reçoit alors l’autorisation de télétransmettre les documents, ou de continuer à les envoyer via des CD-ROMs.