Frais professionnels : quelles limites ?

Les règles fiscales sont claires

« Pour qu’une charge soit déductible, elle doit être dans l’intérêt direct de l’entreprise. Toutes les dépenses à caractère personnel ne sont pas prises en compte, mais elles doivent être justifiées par une facture, un ticket de caisse. Les dépenses doivent s’appuyer sur des pièces justificatives », explique Philippe Becker, directeur du département pharmacie chez Fiducial.
Afin qu’elle soit déductible fiscalement, il faut que la dépense réponde à 3 conditions :
- que ce soit une diminution de l’actif net de l’entreprise ;
- qu’elle soit faite dans l’intérêt de l’exploitation (ce que l’on appelle une gestion normale de l’entreprise et l’administration a le droit de la contrôler) ;
- qu’elle soit comptabilisée et appuyée d’un justificatif.
« Nous avons une discussion avec le pharmacien chaque année sur les frais professionnels afin de voir s’ils sont excessifs ou pas, mais c’est rarissime qu’il y ait des problèmes », souligne l'expert-comptable.

Les frais de déplacements, oui mais

Ils sont déductibles à condition de garder les justificatifs, les tickets de parking, de péage, ainsi que les factures d’essence. « On considère que le pharmacien peut déduire les frais de son domicile jusqu'à la pharmacie à condition que cela n'excède pas 40 kilomètres », indique Philippe Becker. Par conséquent, si votre domicile se situe à plus de 40 kilomètres de votre officine, il faudra en donner la raison à l’administration fiscale, par exemple votre situation familiale ou la vie professionnelle de votre conjoint.
Il est possible également de mettre à l’actif votre véhicule, mais son amortissement est limité en fonction du grammage du CO2.
Enfin, si votre officine a une activité de livraison en maison de retraite ou de matériel médical, ces frais de déplacement sont comptabilisés.

Les frais de repas

« Ils sont déductibles lorsque la distance entre le lieu de travail et le domicile fait obstacle à ce que le repas soit pris à domicile, mais il faut garder les tickets d’achat ou de livraison des repas », rappelle Philippe Becker.
Pour l’année 2020, le prix d’un repas pris à domicile a été évalué à 4,90 euros et le montant limite d’un repas pris sur le lieu de travail a été fixé à 19 euros. La déduction maximale est donc de 14,10 euros par repas au titre de 2020. Autres exemples, si vous dépensez moins de 14,10 euros, alors vous déduirez 12 euros, et si vous dépensez 15 euros, vous déduirez 14,10 euros.

Les postes missions et réceptions

« Le montant global des frais de mission et de réception va s’apprécier aux yeux de l’administration fiscale selon la taille de la pharmacie », remarque Philippe Becker. Une officine de taille moyenne déduira moins de frais professionnels qu’une grosse officine. Dans tous les cas, vous devez pouvoir justifier les repas pris au restaurant dans le cadre professionnel. « Si vous invitez un fournisseur ou une personne du groupement auquel vous appartenez, gardez la facture, mettez le nom de la personne invitée et la raison de l’invitation. »
Au niveau des congrès professionnels auxquels vous participez, vous devez justifier du contenu dudit congrès, des formations suivies, des frais de transport, d’hôtel et de restaurant. Conservez tout ce qui se rapporte aux manifestations auxquelles vous assistez, comme les attestations de formations.

Les autres frais de fonctionnement

Concernant les frais de téléphone fixe et portable, Internet, l’achat des blouses, vous pouvez déduire ces dépenses puisqu’elles sont liées à votre activité professionnelle. Il en est de même pour les fournitures de bureau, les abonnements à des publications professionnelles, les achats d’ouvrages professionnels. Vous pouvez également intégrer les cadeaux aux clients de fin d’année, à condition que le montant total soit modéré. Autre poste, l’informatique : si vous achetez une tablette pour votre activité et que sa valeur est inférieure à 500 euros, ce montant est alors déductible. Le maître-mot est conservation des factures. Enfin, les frais d’habillement qui ne concernent pas à votre activité à l’officine ne sont pas déductibles. Un conseil, ouvrez un dossier pour conserver tous vos frais professionnels, car « il est très important de garder les justificatifs pour prouver que les frais sont inhérents à la pharmacie », conclut Philippe Becker.