Gestion assistée par ordinateur

Un tableau de bord pour mon officine

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Publié le 28/11/2016

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Pour optimiser la rentabilité de l'officine, les logiciels de gestion sont aujourd'hui devenus indispensables… À condition qu'ils soient simples à utiliser et facilitent réellement le travail. Les éditeurs l'ont compris et avec l'aide des pharmaciens de ville, contribuent à les faire évoluer.

Le déferlement de données et d'informations dont le pharmacien doit tenir compte pour gérer et dynamiser son activité commerciale rend pratiquement obligatoire aujourd'hui le recours aux LGO (logiciels de gestion de l'officine).

Chez Smart Rx, anciennement Alliadis, la solution passe par Smart Rx 360, un assistant de pilotage de la pharmacie interfacé avec l'ensemble des logiciels de gestion que propose la société. « Cet outil puissant permet de réaliser des analyses macro, puis de descendre jusqu'au détail du produit, et cela dans l'intégralité des tableaux de bord disponibles », résume Virginie Molle-Boissier, directrice marketing. Exemple ? Dans l'analyse de la répartition du chiffre d'affaires par taux de TVA, il est possible de sélectionner une TVA pour l'analyser plus particulièrement, puis, dans cette même catégorie, de descendre sur une famille de produits BCB (Base Claude-Bernard) et ensuite sur le produit. Le même outil propose également des observatoires de prix qui permettent au pharmacien de situer la politique tarifaire de son officine par rapport aux cinq pharmacies les plus proches.

Booster les ventes du personnel

Un atout : Rx 360 est proposé en mode « cloud », ce qui assure un accès sécurisé aux tableaux de bord sur tous les écrans (ordinateur, mobile, tablette) et de n'importe où. Quelques exemples de tableaux permettant de maîtriser tous les indicateurs de l'officine : synthèse quotidienne des chiffres clés de l'officine (chiffre d'affaires, invendus, stock, top des ventes…) ; analyse globale ou détaillée (type de produit ou de vente, famille BCB, produits, taux de TVA…) ; tableau de pilotage par officine ou consolidés pour les groupements autour de 3 axes (achats, stocks, ventes) ; suivi des honoraires, de la substitution, des collectivités… Le logiciel facilite également la mise en place d'une réelle politique de vente grâce à des outils de compensation de marge. Associés aux étiquettes électroniques, ils permettent d'être très rapidement compétitif sur les produits sensibles et concurrentiels, en reportant le différentiel de marge sur un ensemble d'autres produits. « En validant les nouveaux prix dans la solution logicielle, ils sont envoyés en quelques secondes en rayon via les étiquettes électroniques », précise Virginie Molle-Boissier.

De son côté, Winpharma a mis au point une nouvelle génération d'étiquettes électroniques (ELSA), compatibles avec plusieurs logiciels, comprenant des pictos très utiles comme l'affichage du stock. Une autre nouveauté Winpharma destinée à améliorer la rentabilité : WinStats, un outil d'analyses statistiques qui donne un accès simplifié à la synthèse des données clés de l'officine. Le pharmacien dispose de toutes les informations utiles pour prendre les bonnes décisions et faire les ajustements nécessaires au bon moment. « Il permet également au pharmacien qui a fait le choix d'investir sur le personnel, de déterminer les domaines de performance des employés, de potentialiser leurs compétences sur certaines gammes ou de détecter des besoins en formation », explique Camille Girard, responsable marketing.

OffiCentral et MyPilot

Le logiciel LGPI de Pharmagest vise à optimiser les achats comme les ventes. Les informations auxquelles le pharmacien a accès lui permettent de bien préparer la visite de ses fournisseurs et de faire les meilleurs choix en simulant sa marge en fonction des quantités commandées. Pour les pharmaciens travaillant en GIE, SEL ou SRA, le module OffiCentral est particulièrement intéressant. C'est à ce jour la seule solution de gestion d'achats groupés visant à globaliser les besoins de chaque officine en une seule commande pour obtenir des remises et des marges avantageuses. Très pratique, il évolue régulièrement, en intégrant notamment les nouvelles promotions. On peut, selon ses besoins, l'utiliser en mode individualisé (commande globale puis facturation individuelle de chaque officine par le laboratoire) et en mode centralisé (commande globale puis répartition par OffiCentral). Quelque 800 pharmaciens d'officine utilisent ce système qui s'est du reste amélioré avec leur concours. Comme dans Rx 360, un module permet de connaître - en se référant aux données IMS - les prix pratiqués par les pharmacies voisines. « Le pharmacien peut rapidement identifier les prix en décalage, inutilement trop bas ou, au contraire, trop élevés, évaluer l'impact qu'un ajustement ou un alignement aura sur son activité et estimer tout de suite ce qu'il peut gagner grâce à ces modifications », indique Jérôme Lapray, responsable marketing de Pharmagest.

Autre solution signée Pharmagest dont la partie graphique a récemment évolué avec l'aide d'un panel de pharmaciens d'officine : MyPilot. Ce module établit des propositions pour améliorer les linéaires en fonction de la saisonnalité, des plans médias et des promotions des laboratoires. « Il propose aussi au pharmacien des affichettes en rapport qu'il peut imprimer et placer dans son officine. On lui mâche en quelque sorte le travail », ajoute Jérôme Lapray.

Ève Oudry